Ứng dụng Tư duy hệ thống trong công việc - Phần 2
Công việc là hoạt động quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc đời của mỗi người. Vì vậy, ứng dụng tư duy hệ thống trong công việc là cách để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc. Trong phần 1, True Success đã nêu qua các tư duy khi áp dụng tư duy hệ thống trong hoạt động này. Cùng True Success tìm hiểu thêm trong phần 2 này:
Nâng cao hiệu suất và hiệu quả
Hiệu suất và hiệu quả là thang đo lường cho hoạt động kinh doanh của nhân sự, doanh nghiệp. Khi nâng cao hiệu suất, hiệu quả, doanh nghiệp cũng phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Vậy điều này sẽ thực hiện như thế nào?
Bám sát công việc thực tiễn, vai trò, trách nhiệm
Bất cứ nhà lãnh đạo nào không bám sát thực tiễn, doanh nghiệp, đội ngũ, thị trường, chiến lược kinh doanh, khách hàng, đối thủ, xu hướng đều dễ dàng trở nên thất bại.
Nhà lãnh đạo cần duy trì sự liên kết chặt chẽ với thực tiễn để đưa ra quyết định chính xác, kịp thời. Việc này không chỉ giúp họ nắm bắt được những thay đổi trong môi trường kinh doanh mà còn tạo ra sự tin tưởng và động lực cho đội ngũ nhân viên.
Hiểu sâu sắc về định hướng phát triển, chiến lược phát triển của công ty 3-5 năm tới
Việc bám sát thực tiễn vô cùng quan trọng. Nhưng bám sát thực tiễn, chỉ giải quyết các vấn đề đang tồn tại của doanh nghiệp. Doanh nghiệp còn định hướng, tương lai ở phía trước.
Cho dù nhà lãnh đạo ở cấp độ nào cũng cần phải bám sát, hiểu rõ định hướng phát triển của doanh nghiệp đó, cụ thể là 3-5 năm tới. Từ đó, căn cứ vào trách nhiệm, quyền hạn của bộ phận đó để nhà quản lý lên chiến lược, kế hoạch chuẩn bị các nguồn lực, vật lực, đào tạo nhân sự để phát triển trong tương lai.
Hiểu sâu sắc về văn hóa doanh nghiệp và là một tấm gương
Là những nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp, bạn là một tấm gương. Bạn không chỉ hành động với tư cách cá nhân mà đó còn là sự ứng xử với nhân sự, khách hàng trên cương vị của doanh nghiệp. Đồng thời, bạn chính là hình ảnh đại diện cho doanh nghiệp của mình.
Chính vì vậy, nhà lãnh đạo cần hiểu sâu sắc về văn hóa doanh nghiệp để thể hiện đúng vai trò của mình. Bạn cần lan tỏa văn hóa ấy đến chính nhân sự, khách hàng của mình.
Lên chiến lược và chủ động sắp xếp công việc, sử dụng các mô hình, công cụ phân tích, quản lý thời gian
Nhà lãnh đạo xuất sắc nâng cao hiệu suất bằng cách xây dựng chiến lược rõ ràng, sắp xếp công việc hợp lý và áp dụng các mô hình cũng như công cụ phân tích để tối ưu hóa quản lý thời gian.
Quan tâm đến hiệu suất và hiệu quả công việc
Hiệu suất là trong một khoảng thời gian nhất định, chúng ta thực hiện được bao nhiêu công việc.
Hiệu quả là kết quả thu được sau một khoảng thời gian, chúng ta thực hiện các hành động hiệu suất.
Ví dụ: Hiệu suất là khi người bán hàng gọi 100 cuộc gọi/1 ngày. Nhưng hiệu suất thực hiện tốt nhưng không mang lại hiệu quả, người bán hàng gọi nhiều nhưng không chốt được đơn hàng, đó chỉ dừng lại ở hiệu suất.
Nhưng nếu chỉ quan tâm đến hiệu quả, người bán hàng gọi 30 cuộc gọi đã có thể chốt đơn hàng, nhưng không tiếp tục gọi nữa. Lúc này, người bán hàng đạt hiệu quả, nhưng không đạt hiệu suất. Điều này sẽ gây lãng phí nguồn lực cho doanh nghiệp.
Chính vì vậy, nhà lãnh đạo cần quan tâm đến cả hiệu suất và hiệu quả công việc. Đặc biệt, có công cụ đo lường hiệu quả.
Hiểu và vận dụng được các đặc điểm, đặc tính, quy luật của hệ thống
Dòng chảy, nguồn dự trữ
Dòng chảy của doanh nghiệp bao gồm dòng vào và dòng ra. Dòng vào là cơ sở vật chất, bí quyết, tài chình, nhân sự,... Dòng ra của doanh nghiệp là sản phẩm, phế phẩm, danh tiếng, uy tín, thương hiệu, sự luân chuyển của nhân sự.
Nguồn dự trữ là sự cộng dồn của năng lượng, uy tín, tài chính,... Ví dụ: nguồn dự trữ là nhân sự, hàng tồn kho, máy móc thiết bị, mối quan hệ,.. Nói chung nguồn dự trữ có thể ở dạng vô hình hoặc hữu hình.
Nếu tách các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp, mỗi bộ phận này lại trở thành một hệ thống con và có dòng chảy, nguồn dự trữ riêng của mình.
Sự trễ nhịp
Tất cả nguồn lực của doanh nghiệp đều có sự trễ nhịp và cần thời gian để chuẩn bị. Việc phát triển 3-5 năm tới hay lâu dài hơn cần có sự chuẩn bị kỹ càng hơn. Sự trễ nhịp không thể tránh khỏi trong thời gian phát triển ấy, nên rút ngắn sự trễ nhịp, cần có sự chuẩn bị thật tốt.
Vòng lặp
Trong doanh nghiệp bao gồm vòng lặp tăng cường và vòng lặp cân bằng. Hai vòng lặp này luôn xen kẽ lẫn nhau. Vòng lặp tăng cường có thể giúp doanh nghiệp tăng trưởng hoặc giảm. Ngược lại, vòng lặp cân bằng giúp doanh nghiệp hoạt động và phát triển ổn định.
Theo chuyên gia Harry Trịnh, người thiết kế và trực tiếp huấn luyện chương trình Tư duy hệ thống, đã chia sẻ rằng: người lãnh đạo trong doanh nghiệp cần biết thiết kế các vòng lặp này cho doanh nghiệp một cách hiệu quả, tùy vào tình hình phát triển của doanh nghiệp tại các thời điểm khác nhau.
Tính trội
Tính trội không đơn thuần là phép tính 1+1=2, áp dụng điều này với doanh nghiệp, với cả trăm ngàn con người, năng lực của một người cộng một người tạo ra sức mạnh to lớn cho doanh nghiệp đó. Tính trội này được coi là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Là một khi tách ra, một người khó có thể làm được, ở đó chính là sức mạnh của riêng doanh nghiệp đó.
Nhà lãnh đạo xuất sắc, là nhà lãnh đạo biết cách tạo ra càng nhiều tính trội cho doanh nghiệp.
Tính cưỡng bức
Trong doanh nghiệp, bạn cần có các chính sách, quy trình, quy định để yêu cầu các hệ thống (phòng ban, nhân sự) tuân thủ để đảm bảo sự phát triển ổn định của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, sự cưỡng bức này trong tư duy hệ thống, cần phải phù hợp, khéo léo. Nếu không, các hệ thống này có thể kháng chính sách, lách luật, hay phá hủy hệ thống lớn.
Khả năng tự tổ chức
Hệ thống có khả năng tự tổ chức. Là một nhà lãnh đạo cần hiểu khả năng này của hệ thống để hệ thống chủ động, sáng tạo.
Tính duy lý bị hạn chế
Khi ra quyết định, chúng ta thường phụ thuộc vào lượng thông tin chúng ta có trong đầu, niềm tin hay tư duy chúng ta có. Trong một khoảng thời gian nhất định, chúng ta có thể đưa ra quyết định một cách bản năng, cảm xúc, quyết định hời hợt, nông cạn. Những điều này được coi là tính duy lý bị hạn chế.
Điều này đúng với bất cứ đối tượng nào, nên nhà lãnh đạo khi đưa ra quyết định luôn cần Nhìn xa-trông rộng-nghĩ sâu.
Đặt sách ngay: 52 câu hỏi cốt lõi về Tư duy hệ thống
Nắm và sử dụng điểm đòn bẩy
Để đạt được thành công bền vững, các nhà lãnh đạo cần nắm vững và áp dụng các điểm đòn bẩy chiến lược trong quản lý và phát triển tổ chức:
- Học tập phát triển một cách có chiến lược
- Đặt mục đích, mục tiêu, xây dựng chiến lược trong công việc
- Tăng cường khả năng tự tổ chức, thay đổi, thích ứng
- Hiểu và tuân thủ các luật lệ, ban hành những quy định tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển
- Cập nhật thông tin
- Sử dụng các vòng lặp hỗ trợ
- Sử dụng vòng phản hồi cân bằng
- Rút ngắn sự trễ nhịp
- Tăng nguồn dự trữ
Lời kết
Phần 2 của Ứng dụng Tư duy hệ thống trong công việc, chủ đề giúp các nhà lãnh đạo, quản trị, quản lý hiểu sâu sắc hơn về hiệu suất, hiệu quả, các đặc điểm của hệ thống và sử dụng điểm đòn bẩy phù hợp để thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp một cách bền vững.